Job Description

BERGRIVIER MUNICIPALITY

Bergrivier Municipality ensures the wellbeing of all communities within the Bergrivier region through economic growth, social wellbeing, community
involvement and effective management within a safe and healthy environment.

Bergrivier Municipality with its head office in Piketberg and approximately an hour’s drive from Cape Town currently has the following vacancy and awaits applications
from competent persons who comply with the minimum job requirements. (Women and persons with disabilities are encouraged to also apply.)

VACANCY

INTERNAL & EXTERNAL APPLICATIONS WILL BE CONSIDERED

RE-ADVERTISE:
CLIENT SERVICES OFFICER (PIKETBERG)
DIRECTORATE: CORPORATE SERVICES
REF: KD18/101/PB

Requirements: Code B driver’s licence  Proficiency in at least 2 of the official languages of the Western Cape (Afrikaans/English/isiXhosa - read,

write & speak) Good human relations, interpersonal and communication skills Ability to give attention to detail High level of responsibility

Ability to work under pressure Ability to deal with conflict situations Must be physically fit and able bodied Ability to meet pre-, undetermined and

conflicting deadlines and interruptions in the job with resulting decisive action to deal with critical issues, including peak periods Must work

overtime when required Must perform duties in any area of the municipality when required

Qualifications: Grade 12 with Certificate in Office Administration;

Computer Literacy (MS Office)

Experience: Two (2) years’ relevant experience

Job Purpose: Responsible for the delivering of a multi-disciplinary enquiry-, information and complaints management service to the

public Administer the implementation of procedures, applications, software systems and controls to facilitate and support the recording, updating,

circulation and maintenance of information from and to the community and staff with regards to complaints, queries, inputs and information

Responsible for rendering a reception-, switchboard operating-, office and facility cleaning- and messaging service

Key Performance Areas: Attends to specific administrative activities associated with record-keeping and query resolution Manage the day-to-
day operations of the switchboard and ensure adherence to standards and procedures, and/or resolve functional problems Manages the daily
cleaning services of the municipal offices Monitors and reports to the immediate supervisor on specific aspects associated with performance and
risk and provides generalist support Co-ordinates the administrative dimension associated with the processing of queries and complaints from the
general public Co-ordinates and controls specific processes associated with implementation of the electronic customer care management
programme Co-ordinates and controls tasks/activities associated with controlling personnel performance, productivity and discipline Any other
related duty as requested by the supervisor.

This Competency level for this position is a level 2 as stipulated in Annexure A of the Municipal Staff Regulations Government Notice R890 as
promulgated in Government Gazette 45181 dated 20 September 2021 and comprises of the following competencies:

Public Service
Core Professional Functional Personal Management / Leadership

Orientation
Competencies Competencies Competencies Competencies

Competencies 

Written communication  Business  Interpersonal  Action orientation  Direction setting 

Oral communication processes relationships  Resilience  Impact & influence 

Attention to detail  Use of technology  Communication  Change readiness  Coaching & mentoring 

Influencing  Data processing  Service delivery  Cognitive ability  Team orientation 

Ethics and and analysis orientation  Learning

Professionalism  Client orientation orientation 

Organisational and customer focus

Awareness 

Problem solving 

Planning and
organising

Salary: R 251 040.00 per annum (T10 of a Category 3 Local Authority)

Date of acceptance: 01 April 2023 or as soon as possible

Enquiries: Adv L Roos at 022 913 6000

GENERAL:

1. A service bonus equivalent to one month’s salary, where applicable, will be payable and be supplemented by the normal benefits
applicable to the Municipality, including a housing allowance for home owners, subject to certain conditions.

2. The Municipality is an equal opportunity employer and respects the conditions of the Employment Equity Act, preference will be given to
candidates who comply with the Employment Equity Targets.

3. The Municipality is not bound to make any appointment.
4. All appointments are subject to Police clearance; which means that by applying for a position at the Municipality, you give us permission to

obtain a Police clearance.

5. Applications received after the closing date or which have been received without the documentation mentioned below, will not be
considered.

6. Only short-listed applicants will be contacted for interviews. Applicants can regard their applications as being unsuccessful if no feedback
has been received within six weeks from the closing date.

7. Canvassing of any councillor and/or member of the Appointment Committee and/or any personnel member of the Municipality will not be
allowed and will immediately disqualify applicants.

8. In addition to the minimum job requirements and station mentioned herein, applicants may be expected to work overtime or be on standby,
as well as render services in other parts within the municipal area, as required.

9. Appointment in certain posts is subject to a security clearance and applicants will also undergo an interview and evaluation process and
where necessary, write a trade test.

10. The municipality respects the conditions of the Protection of Personal Information Act. By submitting your information and application you
confirm that the information you have provided to us is true, up to date and correct.

11. PREFERENCE WILL BE GIVEN TO LOCAL CANDIDATES WITHIN THE BERGRIVIER MUNICIPAL AREA.
12. Successful candidates will be expected to sign a contract of employment, disclosure of benefits and interests and a performance contract

(where applicable) with the employer.

A covering letter with at least two contactable references (managers, subordinates or peers), must accompany the completed prescribed
application form (available on request at Tel. 022 913 6000 or on the municipality’s website www.bergmun.org.za) with certified copies of the
necessary qualification certificates, ID document, Drivers Licence and a Curriculum Vitae (Maximum of 3 pages), (only one post per application
form) to reach the Municipal Offices, Piketberg or mailed to P O Box 60, Piketberg 7320 for the attention of Ms W Terry Thomas (Human
Resources Officer: Provisioning and Administration) by no later than the closing date.

NO FAXES OR ELECTRONIC APPLICATIONS WILL BE ACCEPTED.

CLOSING DATE: FRIDAY, 03 FEBRUARY 2023 AT 15:00
ADV H LINDE 13 CHURCH STREET
MUNICIPAL MANAGER P O BOX 60

PIKETBERG
MN5 /2023 7320

BERGRIVIER MUNISIPALITEIT

Bergrivier Munisipaliteit verseker die welstand van alle gemeenskappe in sy gebied deur ekonomiese groei, sosiale welstand, gemeenskapsbetrokkenheid
en effektiewe bestuur binne ‘n veilige en gesonde omgewing.

Bergrivier Munisipaliteit, met sy hoofkantoor te Piketberg en ongeveer 1 uur vanaf Kaapstad, beskik tans oor die volgende vakature en aansoeke word

ingewag van bevoegde persone wat aan die gestelde minimum posvereistes voldoen. (Vroue en persone met gestremdhede word aangemoedig om ook
aansoek te doen.)

VAKATURE

INTERNE & EKSTERNE AANSOEKE SAL OORWEEG WORD

HER-ADVERTEER:

KLIЁNTEDIENS BEAMPTE (PIKETBERG)

DIREKTORAAT: KORPORATIEWE DIENSTE

VERW: KD18/101/PB

Posvereistes: Kode B Bestuurderslisensie Bevoegdheid in ten minste 2 van die amptelike tale van die Wes-Kaap (Afrikaans/Engels/isiXhosa -
lees, skryf en praat) Goeie menseverhoudinge, interpersoonlike en kommunikasievaardighede Vermoë om aandag te gee aan detail Hoë vlak
van verantwoordelikheid Vermoë om onder druk te werk Vermoë om konfliksituasies te hanteer Moet fisies fiks en bekwaam wees
Vermoë om vooraf-, onbepaalde en botsende spertye en onderbrekings in die werk na te kom, met gevolglike beslissende optrede om kritieke
kwessies te hanteer, insluitend spitstye  Moet oortyd werk wanneer nodig Moet pligte in enige area van die munisipaliteit uitvoer wanneer nodig
Twee (2) jaar relevante ondervinding.

Kwalifikasies: Graad 12 met Sertifikaat in Kantooradministrasie;
Rekenaarvaardigheid (MS Office)

Ondervinding: Twee (2) jaar relevante ondervinding

Doel van Pos: Verantwoordelik vir die lewering van multidissiplinêre navrae-, inligting- en klagtebestuursdiens aan die publiek
Administreer die implementering van prosedures, toepassings, sagtewarestelsels en kontroles om die optekening, opdatering, sirkulasie en
Instandhouding van inligting van en na die gemeenskap en personeel met betrekking tot klagtes, navrae, insette en inligting te fasiliteer en te
ondersteun Verantwoordelik vir die lewering van 'n ontvangs-, skakelbord-, kantoor- en fasiliteitskoonmaak- en boodskapdienste

Sleutel prestasie areas: Gee aandag aan spesifieke administratiewe aktiwiteite wat verband hou met rekordhouding en om navrae op te los
Bestuur daaglikse bedrywighede van die skakelbord en verseker nakoming van standaard prosedures, en/of hanteer funskionele probleme
Bestuur die daaglikse skoonmaakdienste van die munisipale kantore Monitor en rapporteer aan die onmiddellike toesighouer oor spesifieke
aspekte wat verband hou met prestasie en verskaf algemene ondersteuning Koördineer die administratiewe aspekte wat verband hou met die
verwerking van navrae en klagtes van die algemene publiek Koördineer en beheer spesifieke prosesse wat verband hou met die implementering
van die elektroniese kliëntesorgbestuursprogram. Koördineer en beheer take/aktiwiteite wat verband hou met die beheer van personeelprestasie,
produktiwiteit en dissipline Enige ander verwante pligte soos versoek deur die toesighouer.



Die bevoegdheidsvlak vir hierdie pos is ‘n vlak 2 soos bepaal in Bylae A van die Munisipale Persooneelregulasies Staatskennisgewing R890 soos
afgekondig in Staatskoerant 45181 gedateer 20 September 2021 en bestaan uit die volgende bevoegdhede:

Kern Professionele Funksionele Bevoegdhede t.o.v Openbare Persoonlike Bestuur / Leierskap

Bevoegdhede Bevoegdhede diensoriëntering Bevoegdhede Bevoegdhede 

Skriftelike Kommunikasie  Sakeprosesse  Interpersoonlike  Aksie-oriëntering  Impak en Invloed 

Mondelinge Kommunikasie  Gebruik van Verhoudings  Volharding  Spanoriëntering 

Aandag aan besonderhede Tegnologie  Kommunikasie  Gereedheid vir  Rigtingbepaling 

Invloed  Data Verwerking &  Diensteleweringsoriëntering verandering  Afrigting en Mentorskap 

Etiek en Professionalisme Ontleding  Kliënt-oriëntasie en  Kognitiewe vermoë 

Organisatoriese Bewustheid klantefokus  Leeroriëntering 

Probleemoplossing 

Beplannig en Organisering

Salaris: R 251 040.00 per jaar (T10 van ‘n Kategorie 3 Plaaslike Owerheid)

Diensaanvaarding: 01 April 2023 of so spoedig moontlik

Navrae: Adv L Roos by 022 913 6000

ALGEMEEN:

1. ’n Diensbonus gelykstaande aan een maand se salaris, waar van toepassing, sal betaalbaar wees en word aangevul deur die normale

voordele van toepassing op die Munisipaliteit, insluitend ’n behuisingstoelae vir huiseienaars, onderhewig aan sekere voorwaardes.
2. Die Munisipaliteit is ’n gelyke geleentheid werkgewer en eerbiedig die bepalings van die Wet op Gelyke Indiensneming.
3. Die Munisipaliteit behou die reg voor om nie ’n aanstelling te maak nie.
4. Alle aanstellings is onderworpe aan ʼn polisieklaring wat noodwendig beteken dat applikante toestemming verleen dat dit verkry mag word.
5. Aansoeke wat na die sluitingsdatum ontvang word of nie vergesel van die dokumentasie hieronder genoem nie, sal nie oorweeg word nie.
6. Slegs aansoekers op die kortlys vir onderhoude sal gekontak word. Indien ‘n aansoeker binne 6 weke na die sluitingsdatum nog geen

terugvoering ontvang het nie, moet aanvaar word dat hul aansoek onsuksesvol was.
7. Gunswerwing by enige raadslid en/of enige lid van die aanstellingskomitee en/of enige personeellid van die Munisipaliteit, is ontoelaatbaar

en sal aansoekers onmiddellik diskwalifiseer.
8. Benewens die minimum posvereistes en standplaas hierin gestel, mag daar van posbekleërs verwag word om oortyd- en bystanddiens te

verrig, asook om van tyd tot tyd in ander dele van die munisipale gebied diens te lewer, soos vereis.
9. Aanstelling in sekere poste is onderhewig aan ’n sekerheidsklaring en daar sal ook van aansoekers verwag word om ’n onderhoud- en

evalueringsproses te deurloop en waar van toepassing, ’n vaktoets af te lê.
10. Die munisipaliteit eerbiedig die bepalings van die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting. Met die inhandiging van u informasie

en aansoek bevestig u dat die inligting wat u aan ons verskaf korrek is en ‘n ware weergawe van u onlangse inligting.
11. VOORKEUR SAL VERLEEN WORD AAN PLAASLIKE KANDIDATE BINNE BERGRIVIER MUNISIPALE AREA.
12. Daar sal van suksesvolle kandidate verwag word om 'n dienskontrak, openbaarmaking van voordele en belange en 'n prestasiekontrak

(waar van toepassing) met die werkgewer te onderteken.

’n Dekbrief met vermelding van ten minste twee kontakbare verwysings (lynbestuurders, ondergeskiktes of eweknieë), vergesel van die voltooide
voorgeskrewe aansoekvorm (op aanvraag verkrygbaar by Tel: 022 913 6000 of op die munisipaliteit se webwerf by www.bergmun.org.za),‘n
Curriculum Vitae (maksimum 3 bladsye) en gesertifiseerde afskrifte van die nodige kwalifikasie sertifikate, identiteitsdokument en
bestuurderslisensie (slegs een pos per aansoekvorm) moet by die Munisipale Kantore, Piketberg ingedien word of kan gepos word na
Posbus 60, Piketberg, 7320 vir die aandag van Me W Terry Thomas (Menslike Hulpbronbeampte: Voorsiening en Administrasie) om haar
te bereik teen nie later nie as die sluitingsdatum.

GEEN FAKSE OF ELEKTRONIESE POS SAL AANVAAR WORD NIE.

SLUITINGSDATUM : VRYDAG, 03 FEBRUARIE 2023 OM 15:00

ADV. H LINDE KERKSTRAAT 13
MUNISIPALE BESTUURDER POSBUS 60

PIKETBERG
MK5 /2023 7320